노동법 소송 대비를 위해 캘리포니아 고용주가 알아야할 8가지 (Fisher & Phillips 박수영 변호사)

Reducing Liabilities for Employee Lawsuits

많은 고용주분들이 저에게, 노동법 때문에 사업하기가 너무 힘든데 소송이나 클레임을 미리 막을 수 있는 방법은 없는지 물어보십니다. 안타깝게도 직원 소송을 원천봉쇄할 수 있는 방법은 없지만, 소송을 당해도 비교적 ‘덜 어렵게’ 해결할 수 있도록 고용주가 준비할 수는 있습니다. 먼저 기억하실 두 가지 원칙은 직원들을 동등하고 공평하게 대할 것, 그리고 최대한 모든 것을 문서화 할 것 입니다. 고용관련 결정을 내리실 때, ‘판사나 배심원 등의 제삼자가 이 상황을 봤을 때 과연 공평한 결정이라고 판단할 것인가’를 생각해보신 후 실행하시는 것이 좋습니다. 예를 들어, 같은 일을 하는데 한국인 직원만 급여를 올려주고 히스패닉 직원에게는 낮은 급여를 지급한다면 공평성을 증명하기가 어렵습니다. 또한, 업무평가, 징계, 다른 직원과의 불화, 손님의 컴플레인 등을 문서화 하시되, 이 문서를 제삼자가 보게될 수도 있음을 염두하고 자세한 상황설명 및 고용주로서 정당한 결정을 내렸음을 보여줄 수 있도록 작성하셔야 합니다. 이 두 가지 원칙을 토대로, 노동법 소송 대비를 위해 고용주가 할 수 있는 몇 가지 방법을 나눠봅니다:

(1) 직책에 알맞은 사람 채용하기 – 직원을 채용하기 앞서, 해당 직책의 의무와 책임을 구체적이고 자세히 적은 ‘job description’을 작성하기를 권해드립니다. 잘 쓰여진 job description 을 통해 어떤 사람을 뽑을지가 더 명확해질 뿐만 아니라, 직원도 고용주가 자신에게 기대하는 것이 무엇인지 정확히 알 수 있게 됩니다. 또한 ‘오버타임 대상자’인가에 대한 분쟁이 생겼을 때나, 장애가 있는 직원에 대한 편의제공 의무 여부를 판단할 때도 job description 은 중요한 증거가 됩니다. 또한, 구직신청서 (job application) 를 잘 활용하셔서, 이전 직장들에서 reference 및 상세한 정보, 교육 및 학력 정보 등을 꼼꼼히 확인하셔야 합니다.

(2) 임금 정확히 주기 – ‘오버타임 제외 대상자’를 잘 분류하시는 것이 중요합니다. 시급이 아니라 정해진 월급을 받기로 직원이 동의했다고 해서 오버타임을 주지 않아도 되는 것이 아니라, 최저임금의 2배 이상의 급여를 받으면서 여러가지 조건에 부합해야 ‘오버타임 제외 대상자’가 될 수 있습니다. 예를 들어 전문직, 혹은 매니저급 직원이나, 사무직이면서 고위임원을 돕고 비지니스 결정권한이 있는 직원들이 ‘exempt’ 즉 ‘오버타임 제외 대상자’로 분류될 수 있습니다. 최저임금이 인상될 때마다 exempt 직원들의 연봉이 그 해 최저임금의 두 배가 넘는지를 잘 확인하셔야 합니다.

(3) 점심시간 휴식시간 잘 지키기 – 오버타임 대상자인 직원이 하루 5시간 이상 근무할 경우, 일 시작 후 다섯시간이 지나기 전에 적어도 30분의 무급 점심시간을 제공해야 합니다. 예를 들어 아침 9시부터 일을 시작했다면 오후 2시가 되기 전에 점심시간을 시작해야 합니다. 따라서, 일 시작한 시간, 점심 시작한 시간, 점심 끝난 시간, 그리고 일 마친 시간까지, 하루에 4개의 시간이 time card 에 찍혀야 하고, 고용주는 그 기록을 잘 보관해야 합니다. 점심시간이 제공되지 않았거나 늦게 제공된 날에는 1시간의 급여를 더 지급해야 합니다. 또한 하루 3.5시간 이상 근무하는 직원에게는 4시간마다 중간에 10분의 유급휴식시간을 제공해야 하고, 만약 휴식시간을 제공하지 않은 날에는 1시간의 급여를 더 지급해야 합니다. 6시간 이하 일하는 직원은 동의서를 통해 점심시간을 갖지 않겠다고 동의할 수 있습니다. 점심시간, 휴식시간에 대한 법을 헷갈려하시는 고용주분들이 많은데 반드시 법적으로 정확한 내용인지 확인하시고 서면공지 하셔야 합니다.

(4) 차별하지 않기 – 캘리포니아는 15가지의 차별소송 사유가 있습니다. ‘인종, 피부색, 국적, 종교, 성별 (임신 포함), 장애 (정신적 혹은 신체적), 나이 (40세이상), 유전자, 결혼여부, 성적취향, AIDS/HIV, 병력, 정치견해나 활동, 군인이나 참전병사, 혹은 가정폭력 피해자’라는 이유로 채용 및 인사 결정을 내릴 수 없습니다. 따라서 차별소송을 방어하려면 인사 결정이 앞서 나열된 이유 때문이 아니라 사업상 정당한 이유 때문이었다는 것을 증명해야 합니다. 직원을 해고하기 전에 최소 한 번 이상의 징계나 면책을 문서화 하신 후 그래도 업무능력이 좋아지지 않을 때 정당한 이유로 해고하시는 것이 좋습니다. 매년 혹은 분기별로 직원들의 업무평가를, 간단한 form 을 통해서라도 문서화 하고 점검할 것을 권해드립니다. 직원이 일을 잘 못해서 해고되는 것은 당연한 것이지만, ‘일을 잘 못했다’는 것에 대한 기록이 아무것도 없다면 법원에서 증명할 때 훨씬 더 많은 시간과 노력이 필요합니다.

(5) 직원 핸드북 및 HR Form 활용하기 – 잘 쓰여진 직원 핸드북을 통해 회사가 법을 제대로 알고 있고 직원들에게 잘 전달했다는 것을 판사와 배심원에게 보여줄 수 있습니다. 점심시간, 휴식시간과 유급병가, 성희롱 방지 등은 법적으로 서면공지하게 되어있으므로, 핸드북을 통해 공지하면 용이합니다. 또한, 모두에게 똑같이 알려준 회사 지침들을 통해 고용주가 보다 공평한 결정을 내릴 수 있게 됩니다. 다만, 위법한 지침이나 회사에 해당되지 않는 지침들이 쓰여진 핸드북은 없는 것보다도 못하므로 유의하셔야합니다. 직원의 업무능력 평가서나 징계서, 병가신청서, 장애에 대한 편의제공 등은 대부분 기본적인 질문과 틀이 정형화 되어있기 때문에 필요할 때마다 반복적으로 HR form 을 통해 쉽게 문서화 하실 수 있습니다.

(6) 직원들에게 arbitration agreement 서명받기 – 분쟁 시 배심원 재판이 아닌 arbitration (비공개 재판) 으로 분쟁을 해결하겠다는 동의서를 받는 것이 좋습니다. 배심원 재판은 시간도 오래 걸리고 절차가 더 복잡하기 때문에 arbitration 을 통해 문제를 해결하기로 동의하는 것이 좋습니다.

(7) 유급병가법 잘 지키기 – 최근에 유급병가법 위반으로 인한 소송이 부쩍 늘었습니다. 각 도시에 다른 법이 있는 경우도 많기 때문에 (캘리포니아주는 24시간 혹은 3일이지만, LA시는 48시간 혹은 6일) 잘 확인하셔야 합니다. 직원 뿐 아니라 직원의 가족이 아픈 경우에도 사용할 수 있음을 유의하시고, 직원 본인이 아파서 3일 이상 연속으로 빠질 경우에는 직원의 병명을 알 권리는 없으나, 다시 일할 수 있는지에 대한 의사 소견서는 요구할 수 있습니다.

(8) 해고나 사직시 소송포기 동의서 받기 – 직원이 회사를 떠날 때 퇴직금을 주어야할 의무는 없지만, 퇴직금을 주고 ‘소송을 하지 않겠다는 동의서’ (severance and release agreement) 를 받아놓으면 소송을 줄일 수 있습니다. 각 직원이 떠나는 상황에 따라 다르지만, 통상적으로 1-2주 정도의 급여를 퇴직금으로 주고 동의서를 받는 것을 시스템화 하시면 도움이 됩니다. 주의하실 점은 퇴직금 (severance check) 과 임금 (final paycheck) 을 별도로 준비하셔야, 임금을 담보로 강제로 서명하게 한 것이 아님을 증명하는데 도움이 됩니다.

이처럼 여러가지로 신경써야할 것이 많은 노동법이지만, 몇 가지 원칙을 지키시면서 form 문서 등으로 시스템을 갖춰두시면, 직원 관리 및 소송 대비에 있어 조금은 더 안심하실 수 있습니다.