미국은 법적으로 직원 핸드북이나 지침서를 만들어야 할 의무는 없다. 하지만 요즘은 큰 회사가 아니어도 대부분의 고용주들이 핸드북을 작성하여 사용하고 있다. 가장 큰 이유로는 법적으로 꼭 서면 공지 해야하는 직원 권리나 회사 지침들이 더 많아졌기 때문에, 몇 가지 서류를 따로 나눠준 후 서명받고 관리하는 것 보다는, 핸드북 하나에 포함해서 관리하는 것이 훨씬 편하기 때문이다. 또한, 핸드북을 통해 직원의 병가나 혜택 등에 대해 기준을 세우고 공표하게 됨으로써 보다 평등한 관리가 가능해진다.
하지만 핸드북이 있어도 법적으로 맞지 않는 내용이거나 필요한 내용이 없거나 할 경우는 아예 핸드북이 없느니만 못하기도 하니, 핸드북 작성시 혹은 현재 사용하고 있는 핸드북을 검토할 경우 다음과 같은 점들을 유의해야한다.
첫째, 법적으로 꼭 들어가야할 내용이 포함되어 있는지 확인해야 한다. 현재 캘리포니아는 식사시간 및 휴식시간에 대한 직원 권리를 서면으로 공지하게 되어있고, 성희롱이나 차별 등에 관한 예시와 회사 지침 및 고발 절차 등에 대해 서면으로 공지하게 되어있다. 또한, 유급 병가에 대한 회사 지침도 서면 공지가 반드시 필요하다. 그 외에, 더운 날 밖에서 일하는 직원의 경우 열을 식힐 수 있는 휴식시간에 대한 지침과 모유 수유 중인 직원에 대한 편의, 등의 내용도 서면 공지가 필요하다.
둘째, 법적으로 정확하고, 가장 최근 법이 적용되어 있는지 확인해야 한다. 예를 들어, 식사시간 및 휴식시간에 대한 내용에는 회사 업무 때문에 이를 제대로 지키지 못할 경우 프리미엄 페이를 준다는 내용이 명시되어 있어야 하지만, 최근에 업데이트 하지 않은 핸드북에는 이런 내용이 누락되있을 수 있다. 또한, 10분 휴식시간의 경우, 이전 법에는 직원이 회사 밖으로 나가지 못하게 할 수 있었지만, 법이 바뀌어서 밖으로 나갈 수 있도록 허락해주어야 한다. (물론 10분 후에는 업무에 복귀해야하는 것에는 변함이 없다.) 혹시 예전 법대로 ‘밖으로 나가면 안된다’고 써있을 경우 임금 소송이나 집단 소송으로 번질 수 있으니 유의해야 한다. 또한, 차별 금지 대상의 리스트가 거의 매년 추가되고 있으니 빠진 카테고리가 없는지 확인해야 한다. 그리고 성희롱이나 차별 등이 있을 때, 회사 내 누가 신고 접수를 받을 것인지를 정하여 직원들에게 알려주어야 한다.
셋째, 직원 숫자에 따라 적용되는 법이 다르기 때문에, 새로 채용하는 직원 숫자를 감안하여 추가로 적용되는 법이 없는지 잘 확인해야 한다. 예를 들어, 한 사무실에 직원이 25명 이상일 경우 직원이 자녀의 학교 관련 활동에 참여할 수 있도록 월 8시간, 총 연간 40시간의 무급휴가를 허락해주어야 한다. 또한, 예전에는 직원 50명 이상에만 해당되었던 캘리포니아 가족 권리법 (CA Family Rights Act) 이 이제는 직원 5명 이상부터 적용이 되기 때문에, 관련 내용도 핸드북에 포함해야 한다. 골자는 1년 이상 그리고 1,250 시간 이상 근무한 직원이 본인이나 가족이 큰 병에 걸렸을 때 12주간 무급병가를 다녀올 수 있도록 허락해주어야 하는 법이다. 최소 직원 수가 50명에서 5명으로 줄었기 때문에 훨씬 더 많은 고용주가 해당되므로 유의해야 한다.